ProOffice in der Marktgemeinde Brunn am Gebirge

In der Marktgemeinde Brunn am Gebirge (Niederösterreich) steigt die Einwohnerzahl in den letzten Jahrzehnten kontinuierlich. Die damit verbundene Entwicklung der Gemeindeinfrastruktur und deren Verwaltung stellt eine Herausforderung dar. 

Die Mitarbeiter der Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung haben es sich unter der Leitung von Hr. Holi zur Aufgabe gemacht, sämtliche Objekte und deren Standort zu überblicken, dazugehörige Informationen in Echtzeit abrufen und Aufgaben sowie Vermögenswerte zuverlässig zu dokumentieren.

Umfangreiche Facility Management Lösung

In einem ersten Schritt wurden dafür die Gebäude, sowie die technischen Geräte und Anlagen der Marktgemeinde mit ProOffice erfasst. Damit war die Grundlage für die Abwicklung, sowohl der strategischen, als auch der operativen Wartung mit ProOffice geschaffen. Alle geplanten Maßnahmen werden vom System selbständig generiert und an die zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Diese wiederum können alle nötigen Inhalte zur Durchführung dokumentieren, Daten aktualisieren und weitere Maßnahmen veranlassen. So ist es trotz wachsender Aufgaben möglich der Betreiberverantwortung nachzukommen.

Aber auch ungeplante Maßnahmen werden beginnend mit der Störmeldung bis hin zur Meldung über den vollständigen Abschluss der Reparatur ins System eingepflegt. Alle gesammelten Informationen ermöglichen schließlich eine vorausschauende Planung von Personalressourcen und Investitionen.

Die Lösung wurde seit Projektbeginn 2012 laufend um weitere Fachlösungen und Inhalte erweitert. So werden z.B. auch die Gemeindegrundstücke mit ProOffice verwaltet und laufend aktualisiert. Die damit verbundenen Liegenschaften, Gebäude und Verträge sind stets einsehbar, Eigentümerinformationen, Lasten und Pflichten, aber auch Kündigungsfristen und mögliche Indexanpassungen sind auf Knopfdruck verfügbar.

Jährlicher Energiebericht auf Knopfdruck

Das Energieeffizienzgesetz 2012 verpflichtet alle Gemeinden in Niederösterreich zu einem jährlichen Energiebericht über die Gemeindeobjekte. Über ProOffice erfassen die Mitarbeiter der Gemeinde mit Tablets direkt vor Ort sämtliche Energiezähler und dokumentieren Zählerstände – und schaffen somit auch die Datengrundlagen für den Energiebericht.

Integrierter Fuhrparkmanagement als Zukunftsplan

Aktuell wird das Facility Management der Marktgemeinde um ein Fuhrparkmanagement erweitert. Mit digitalen Fahrtenbüchern und der zentralen Organisation aller Inspektionen wird die Effizienz der Gemeindeverwaltung weiter gesteigert – und die eingesparte Zeit für wichtige Bürgeranliegen genutzt.


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