Modernes Flächen- und Mietmanagement in der Tabakfabrik Linz

Die Tabakfabrik Linz ist eine zwischen 1929 und 1935 errichtete, denkmalgeschützte Industrieanlage. Das 38.148 m² große Areal wurde über 300 Jahre lang für die Produktion von Textilien und Tabakwaren genutzt, ehe 2009 der Betrieb eingestellt wurde und die Stadt Linz das Fabriksareal erwarb. Die Tabakfabrik Linz Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbH, als Teil der Unternehmensgruppe der Stadt Linz, ist für die Vermietung, Vermarktung und Instandhaltung des Areals verantwortlich. Zehn Jahre nach der Übernahme durch die Stadt Linz ist die Tabakfabrik Linz nicht nur ein gefragter Veranstaltungsort, sondern auch Arbeitsplatz von mehr als 1500 Personen in 250 Unternehmen und ein Hotspot für Kreativwirtschaft, Digitalisierung und Start-ups.  

Die ausgesprochen dynamische Entwicklung stellt die rund 25 MitarbeiterInnen der Tabakfabrik Linz GmbH vor immer neue Aufgaben, zumal am Areal ständig gebaut und entwickelt wird. Viele Aufgaben können mit ProOffice optimal bewältigt werden, weiß Stefan Augustyn, Leiter des Teams Technik und Facility Management:

Mit der Einführung von ProOffice für die Bereiche Flächenmanagement und Bewirtschaftung steht dem dynamischen Team der Tabakfabrik nun auch eine moderne Software-Lösung zur Verfügung, die jederzeit und überall unkomplizierten Zugriff auf zentral gepflegte Daten und Prozesse ermöglicht.

Flächenmanagement mit ProOffice Objektverwaltung und Grafik

Unterstützt durch den Import von aufbereiteten CAD Plänen werden Daten zu den Gebäuden bis auf Raumebene erfasst und fortlaufend gepflegt. Seit Projektstart 2018 wurden bereits rund 40.800 m² Nutzfläche im System erfasst und durch wesentliche Informationen ergänzt. CAD-Pläne unterstützen auch nach dem Import, z.B. bei Auswertungen und bei der Orientierung. Bei Geschossflächen von zum Teil mehr als 3.800 Quadratmetern ist das kein unwesentlicher Punkt.

Mieteinheiten und -verträge stets im Blick

Darauf aufbauend werden mit ProOffice Mieteinheiten abgegrenzt und Mietverträge erfasst. Unabhängig, ob der vermietete Bereich 16 oder 1.900 m² umfasst, werden Informationen zum Mieter, den Vertragsdetails und Kündigungsfristen dokumentiert. So werden Fristen, Termine und mögliche Indexanpassungen automatisch vom System erstellt, wodurch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Bewirtschaftung optimal unterstützt werden. Von der ersten Anfrage eines potentiellen Mieters bis zur Vertragsunterzeichnung wird der gesamte Vermietungsprozess mit ProOffice dokumentiert, um dann die Grundlage für die weitere Betreuung bis hin zur Betriebskostenabrechnung darzustellen.

Umfangreiche Zukunftspläne mit ProOffice Reservierung

Aktuell wird bereits zusammen mit dem Team des Veranstaltungs- und Eventmanagements an der Einführung von ProOffice Reservierung gearbeitet. Ziel ist es, das komplette Veranstaltungsmanagement, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Verrechnung des Events, mit ProOffice zu dokumentieren und zu organisieren. Dafür muss die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten, genauso wie die Verfügbarkeit von Veranstaltungsbetreuern, Inventarobjekten und technischer Ausstattung, immer geprüft und jederzeit nachvollziehbar vorliegen. Für die Berechnung der Kosten werden Tarife für Raummieten, Dienstleistungen und Ausstattung, abhängig von Wochentag und Uhrzeit, hinterlegt, um auch die Preisgestaltung übersichtlich und transparent bereitstellen zu können.


Übersicht ProOffice Referenzen

 

 

  • Bereich
    Industrie und Gewerbe